Nếu bạn quan tâm đến năng suất công việc, bạn sẽ biết đến câu nói này của Định luật Parkinson: “Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó” (Work expands to fill the period of time available for its completion).
Mục lục
1. Định luật Parkinson là gì?
Lời tuyên bố thú vị này đưa ra bởi Cyril Northcote Parkinson – một nhà sử học và tác giả nổi tiếng người Anh. Vào năm 1955, câu nói này lần đầu tiên xuất hiện như một lời mở đầu trong một bài báo của The Economist và sau đó trở thành trọng tâm của cuốn sách Định luật Parkinson: Theo đuổi sự tiến bộ (Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress).
Parkinson từng làm việc trong Cơ quan chính phủ của Anh và tận mắt chứng kiến bộ máy quan liêu hoạt động mạnh mẽ như thế nào cũng như kém hiệu quả ra sao, nên ông hoàn toàn có đủ tư cách để đưa ra lời tuyên bố như trên. Định luật này đi cùng với niềm tin hạn chế rằng làm việc chăm chỉ sẽ được đánh giá cao hơn là một cách thông minh và nhanh chóng, điều này phản ánh thực tế nền văn hóa phụ (a by-product) của giới quan liêu.
Định luật Parkinson – Nói một cách đơn giản, lượng công việc mà bạn cần làm sẽ điều chỉnh đúng thời gian mà nó sẵn có để hoàn thành – nghĩa là nếu bạn dành một tuần để làm một nhiệm vụ có thể hoàn thành trong hai giờ, thì (về mặt tâm lý học) công việc sẽ tăng độ phức tạp và trở nên khó khăn hơn để lấp đầy tuần đó. Thậm chí bạn sẽ không thể có thêm thời gian với khối lượng công việc nhiều hơn, mà chỉ có stress và áp lực về việc phải hoàn thành nó.
Bằng cách xác định thời gian phù hợp cho một nhiệm vụ cụ thể, chúng ta sẽ có thêm nhiều thời gian hơn và mức độ phức tạp của nhiệm vụ sẽ giảm về trạng thái tự nhiên của nó. Tôi đã từng đọc một phản hồi “bóng gió” về Định luật Parkinson rằng nếu đó là một quan sát đúng đắn, mọi người đã có thể đặt ra giới hạn cho một nhiệm vụ trong thời gian một phút và nhiệm vụ sẽ đơn giản để hoàn thành trong vòng một phút đó.
Tuy nhiên, Định luật Parkinson chỉ đơn giản là một quan sát, không phải là một loại phép thuật nào đó. Định luật Parkinson hoạt động vì mọi người đưa ra thời gian hoàn thành nhiệm vụ lâu hơn thời gian họ thực sự cần, đôi khi vì họ muốn có “chỗ để chân” (thời gian nghỉ ngơi) hoặc khoảng đệm, nhưng họ thường tăng thời gian hoàn thành nhiệm vụ hơn so với thời gian thực tế. Mọi người không nhận thức được đầy đủ tốc độ, thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ cho đến khi họ kiểm tra Định luật Parkinson.
Hầu hết các nhân viên đều tuân theo quy tắc bất thành văn “làm việc chăm chỉ hơn, không thông minh hơn” (“work harder, not smarter”), mặc dù phúc lợi đầu tư cho công ty lớn hơn, nhưng không phải lúc nào cũng được đánh giá cao. Điều đó đồng nghĩa rằng thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ càng lâu thì chất lượng của nó phải tốt hơn. Rất may, xu hướng ngày càng tăng của việc làm từ xa đang thay đổi điều này đối với những người sớm may mắn chấp nhận, nhưng chỉ vì các nhà tuyển dụng không biết bạn đang làm gì với ngần ấy thời gian rảnh rỗi.
Hãy xem xét một số cách bạn có thể áp dụng Định luật Parkinson vào cuộc sống của mình, kiểm tra danh sách việc cần làm nhanh hơn và dành ít thời gian hơn trong ngày làm việc chỉ để trông có vẻ bận rộn. Điều này có liên quan cho dù bạn làm việc tại văn phòng hay ở nhà, vì “làm việc chăm chỉ hơn, không thông minh hơn” là một ý tưởng văn hóa mà nhiều cá nhân trở thành con mồi ngay cả khi không ai giám sát công việc của họ.
Xem thêm: Sử dụng Quy tắc 21/90 giúp loại bỏ thói quen xấu và đạt được tất cả mục tiêu trong năm
2. Chạy đua với thời gian cùng Định luật Parkinson
Khi bạn bắt đầu Định luật Parkinson, hãy lập danh sách các nhiệm vụ và chia chúng theo các khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành. Sau đó, hãy hoàn thành mỗi nhiệm vụ với một nửa thời gian. Vì thế, đặt ra deadline cho mỗi công việc và xem việc giới hạn thời gian là yếu tố quan trọng và quyết định. Đây là một phần của việc đảo ngược những gì chúng ta được truyền thụ (làm việc chăm chỉ hơn, không thông minh hơn) là xem thời hạn bạn đặt ra cho mình là điều không thể phá vỡ – giống như thời hạn mà sếp hoặc khách hàng của bạn đặt ra.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc nghiêm túc thực hiện deadline của mình, thì hãy nhờ một người bạn, có thể thúc đẩy cũng như bắt buộc bạn phải có trách nhiệm với công việc của mình. Bạn phải chiến thắng được thời gian bạn đặt ra, hãy cố gắng đánh bại thời gian như thể đối thủ của bạn mà không phải là đi đường tắt và tạo ra hiệu suất chất lượng thấp.
Theo dõi và đánh giá thời gian của bạn để trở nên tốt hơn: Thứ nhất, đây sẽ như là một bài tập để xác định mức độ chính xác của dự tính thời gian cho các công việc. Một số có thể đúng ngay từ đầu và một số có thể bị “thổi phồng” nếu bạn không quen sử dụng Luật Parkinson. Sẽ có những thứ bạn sẽ không thể nào đánh bại được thời gian khi bạn cố giảm đi một nửa thời gian, vì thế hãy cố gắng phân bổ lại với thời gian dài hơn. Để có thể tối ưu thời gian, bạn đừng nên quay trở lại phân bổ thời gian ban đầu.
Nếu bạn làm việc trên máy tính, đồng hồ kỹ thuật số sẽ rất hữu ích cho bạn khi bắt đầu công việc này. Việc sử dụng đồng hồ phối hợp với các phép cộng và phép trừ.Bạn sẽ xem nhanh được thời gian còn bao lâu để hoàn thành, điều này cũng sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được thời gian.
3. “Nghiền nát những con gián” trong Định luật Parkinson
Khi thực hiện Định luật Parkinson, hãy tìm những biện pháp để lấp đầy thời gian ít ỏi, chẳng hạn như việc đọc email và đọc tin tức, mà bạn thường nghĩ là mất mười hoặc hai mươi phút (hoặc thậm chí, rất khó, ba mươi phút!). Đây là những “con gián” của thế giới năng suất – những con vật gây hại nhỏ bé không làm gì khác ngoài việc khiến cuộc sống của bạn trở nên nhức nhối ở phía sau, những cơn đau dường như không thể thoát khỏi cho dù bạn có chạy quanh nhà với một đôi giày hay thuốc xịt côn trùng.
Thay vì mất thời gian kiểm tra email khoảng 20-30 phút vào buổi sáng, hãy dành ra năm phút để đọc. Nếu bạn sẵn sàng cho một thử thách, hãy thực hiện thử thách tốt hơn và dành cho mình hai phút để đọc. Đừng chú ý đến những công việc nhnày nữa cho đến khi bạn hoàn thành mọi thứ trong danh sách công việc cần làm của ngày hôm đó, lúc đó bạn có thể đọc một số email, mạng xã hội và bản tin cho mình.
4. Học cách ưu tiên với Định luật Parkinson
Khi nhắc đến Định luật Parkinson, việc thực hiện nhiệm vụ mà bạn làm chỉ chiếm 10% là quan trọng và 90% sẽ hoàn toàn vô ích. Điều này buộc bạn có xu hướng thực hiện các nhiệm vụ quan trọng – các nguồn thông tin dữ liệu cần đọc để cải thiện cho công việc của mình (ví dụ: nếu bạn là một nhà thiết kế web cần đọc các phương pháp mới) và các email thực sự quan trọng.
Thử nghiệm xem bạn có thể thực hiện điều này trong bao lâu. Hãy đưa ra các tiêu chí nghiêm ngặt và các hình phạt nghiêm khắc cho việc xem một email quan trọng. Điều đó có nghĩa là sử dụng nút xóa, bên cạnh đó, việc bạo lực với đồng nghiệp sẽ không được ủng hộ.
Bạn có thể thử nghiệm Định luật Parkinson và giảm thời hạn của mình xuống mức tối thiểu trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống. Chỉ cần ý thức về ranh giới giữa “tối thiểu” và “không đủ thời gian” – điều bạn hướng tới là hoàn thành tốt công việc trong thời gian ngắn hơn, chứ không phải là một thảm họa khiến bạn mất việc làm hoặc mất khách hàng.
Xem thêm: Áp dụng đúng cách Quy tắc 80/20 để tránh kiệt sức trong công việc và cuộc sống
Brade Mar
