Quy tắc 80/20 hay còn được gọi là nguyên lý Pareto là một khái niệm rất quen thuộc nhưng liệu rằng bạn đã thực sự hiểu đúng và áp dụng hiệu quả nguyên lý này vào công việc và cuộc sống?
1. Người tạo ra Quy tắc 80/20
Vilfredo Federico Damaso Pareto sinh năm 1848 tại Italia là người đã tạo ra Quy tắc 80/20. Ông là một nhà triết học và kinh tế học. Khi đang nghiên cứu, ông nhận thấy rằng 20% số cây đậu trong vườn của ông đã tạo ra 80% số quả đậu khỏe mạnh. Quan sát này khiến ông nghĩ ngay đến sự phân bố không đồng đều.
Ông nghĩ về sự giàu có và phát hiện ra rằng 80% đất đai ở Italia chỉ thuộc sở hữu của 20% dân số. Ông đã điều tra các ngành công nghiệp khác nhau và nhận thấy rằng 80% lượng sản phẩm thường chỉ đến từ 20% tổng số các công ty. Từ đó, ông đã rút ra được Quy tắc 80/20 rằng: “80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân gây ra nó.”
Xem thêm: 5 mẹo hữu ích để vượt qua những trở ngại tinh thần
2. Thấu hiểu Quy tắc 80/20
Sự mất cân bằng giữa đầu vào và đầu ra được gọi là nguyên lý Pareto, hay quy tắc 80/20. Mặc dù không phải lúc nào nó cũng là tỷ lệ chính xác 80/20, nhưng sự mất cân bằng này thường thấy trong các trường hợp kinh doanh khác nhau, chẳng hạn:
- 20% số lượng cửa hàng sẽ đóng góp 80% tổng doanh thu.
- 20% khách hàng chiếm 80% tổng lợi nhuận.
Không chỉ trong kinh doanh, quy tắc 80/20 còn xuất hiện trong cuộc sống hàng ngày của bạn. Chẳng hạn, bạn mua về 5 bộ Suit mà bạn cảm thấy rất đẹp, nhưng 80% thời gian mặc Suit bạn lại chọn chiếc Armani Single Breasted, màu đen, được thiết kế riêng cùng một chiếc áo sơ mi màu xanh lơ. Tương tự như vậy đối với các cô nàng, bạn sở hữu bao nhiêu đôi giày và liệu bạn có thường xuyên đi đều đặn tất cả các đôi như nhau không, hay bạn sẽ đi một đôi “rất vừa mắt” trong hầu hết thời gian?
Ví dụ Quy tắc 80/20: Nếu nhà bạn có 15 phòng, thường bạn sẽ dành khoảng 80% thời gian trong phòng ngủ, phòng khách và phòng làm việc (chính xác là 20% tổng số phòng). Điện thoại cũng vậy, bạn có 48 ứng dụng khác nhau, nhưng 80% thời gian bạn chỉ sử dụng 8 ứng dụng trên màn hình chính của mình.
Nếu bạn là một người hướng nội, bạn không thực sự giao tiếp xã hội quá nhiều, nhưng một khi giao tiếp, 80% thời gian của bạn được dành cho 20% số bạn bè và thành viên trong gia đình.
Đã có nhiều nghiên cứu về thói quen năng suất của những người đạt thành tích cao, chẳng hạn sinh viên loại xuất sắc hay thậm chí cả các vận động viên Olympic. Đối với họ, việc xử lý mọi công việc là điều bất khả thi bởi thời gian và sức lực là có hạn. Họ sử dụng quy tắc 80/20 để giúp xác định điều gì là quan trọng nhất. Sau đó, họ ủy thác cho người khác làm phần còn lại, hoặc đơn giản là bỏ qua việc đó, nghĩa là họ giành 80% lượng thời gian trong ngày để hoàn thành 20% lượng công việc quan trọng nhất.
Xem thêm: 6 bí quyết hay để tạo động lực làm việc
3. Áp dụng Quy tắc 80/20 hiệu quả
Vậy làm thế nào để bạn có thể áp dụng nguyên lý Pareto hay quy tắc 80/20 hiệu quả để tăng năng suất công việc cũng như tiết kiệm thời gian trong cuộc sống?
Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp, chắc chắn bạn đang phải liên tục đối mặt với những thách thức về nguồn lực hạn chế. Nó không đơn giản chỉ là vấn đề thời gian mà còn là về mặt nhân lực. Thay vì cố gắng làm toàn bộ mọi thứ, thậm chí những thứ không thể làm được, tiếp cận nguyên lý Pareto sẽ giúp bạn hiểu được đâu là công việc quan trọng nhất.
Bạn cần xác định mục tiêu quan trọng nhất của tổ chức là gì và tập trung vào những nhiệm vụ cụ thể nào để đạt được mục tiêu đó. Sau đó, bạn có thể ủy quyền cho người khác hoặc loại bỏ phần công việc kém quan trọng còn lại.
Còn nếu bạn là một người làm tự do (Freelancer), điều quan trọng là bạn phải xác định được nhóm khách hàng mang lại lợi nhuận lớn nhất cho bạn. Tất nhiên là bạn không muốn “tất cả trứng đặt vào trong một giỏ”, nhưng cố gắng ôm đồm quá nhiều sẽ dẫn đến kiệt quệ. Bạn nên tập trung vào những người mang lại nguồn thu lớn cho công ty và củng cố những mối quan hệ lâu dài đó.
Nếu bạn là một doanh nhân, sự cám dỗ luôn tồn tại và thúc đẩy bạn làm những điều mới và thú vị hơn. Điều đó không sai, nhưng nó nên phụ thuộc vào mục tiêu của bạn. Bạn đang cố gắng phát triển công việc kinh doanh của mình? Tư duy 80/20 có giúp bạn tập trung vào kế hoạch chiến lược quan trọng của mình và dành ít thời gian hơn để theo đuổi những cơ hội mới không?
Xem thêm: Cách sử dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian và giúp công việc trở nên đơn giản hơn
Bất kể bạn đang trong hoàn cảnh nào, bạn cần phải nhớ, chỉ có vài chục phút trong một giờ, vài giờ trong một ngày và vài ngày trong tuần. Bạn sẽ thấy Quy tắc 80/20 là một điều tốt; nếu không, bạn sẽ trở thành nô lệ cho một danh sách dài những việc cần làm không có hồi kết.
Quỳnh Như | Brade Mar
