Cách sử dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian và giúp công việc trở nên đơn giản hơn

Ma trận Eisenhower là một loại ma trận khá quen thuộc với nhiều người. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách sử dụng ma trận Eisenhower một cách hiệu quả và đơn giản nhất. Đây là ma trận sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề liên quan đến quản lý thời gian cũng như ưu tiên công việc một cách hiệu quả.

1. Người phát minh ra ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower (Eisenhower Matrix) được đặt theo tên của Dwight David Eisenhower – một vị Thống tướng Lục quân Hoa Kỳ và cũng là tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ (1953 – 1961). Trong Chiến tranh Thế giới thứ 2, ông là một vị tướng năm sao trong Quân đội Hoa Kỳ, từng chịu trách nhiệm lập kế hoạch chiến lược cho các cuộc tiến quân của Lực lượng Đồng minh vào Châu Âu.

Mỗi ngày, Dwight liên tục phải đưa ra những quyết định khó khăn về những nhiệm vụ ưu tiên. Do đó, ông đã phát minh ra ma trận Eisenhower nổi tiếng thế giới mà ngày nay giúp chúng ta sắp xếp công việc một cách hợp lý theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng.

Dwight David Eisenhower - Người phát minh ra ma trận Eisenhower
Dwight David Eisenhower – Người phát minh ra ma trận Eisenhower

2. Cách sử dụng ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower (đôi khi được gọi là Hộp Eisenhower hoặc Ma trận quyết định Eisenhower) là một phương pháp đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả để sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và quản lý công việc một cách hiệu quả.

Đây là một quy trình đơn giản, giúp bạn phân loại các công việc của mình thành bốn nhóm mức độ ưu tiên. Một trong số 4 nhóm công việc sẽ bị loại bỏ ngay lập tức (Nhóm công việc Không quan trọng / Không khẩn cấp), vì vậy bạn chỉ cần quan tâm ba nhóm công việc còn lại trong ma trận Eisenhower. Theo đó, 4 nhóm công việc ưu tiên bao gồm:

  • Nhóm công việc “Quan trọng” và “Khẩn cấp” (Important & Urgent): Những nhiệm vụ này được ưu tiên cao nhất và là trọng tâm chính mà bạn cần hoàn thành càng sớm càng tốt (thường xuyên thực hiện nhất trong cùng một ngày).
  • Nhóm công việc “Quan trọng” nhưng “Không khẩn cấp” (Important & Not Urgent): Đây là những nhiệm vụ phục vụ cho mục tiêu dài hạn và quan trọng nhưng chưa có thời hạn hoàn thành nhất định. Bạn nên lên kế hoạch cho chúng kịp thời, làm những việc khẩn cấp nhất ngay sau khi hoàn thành mọi nhiệm vụ từ phần “Do”
  • Nhóm công việc “Không quan trọng” nhưng “Khẩn cấp” (Not Important & Urgent): Đây là những nhiệm vụ mà bạn có thể ủy quyền cho cá nhân, chuyên gia khác hoặc tự chỉ định bản thân phải hoàn thành nếu đó là điều bắt buộc. Tuy nhiên, bạn phải hoàn thành các nhiệm vụ ở góc phần tư thứ nhất “Do” và thứ hai “Decide” trước.
  • Nhóm công việc “Không quan trọng” và “Không khẩn cấp” (Not Important & Not Urgent): Những nhiệm vụ này được đặt trong ô phần tư thứ tư “Delete”, vì bạn nên loại bỏ việc thực hiện chúng. Điều này có thể sẽ thay đổi, phụ thuộc vào nhận thức về mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của bạn. Thậm chí, những nhiệm vụ này không cần phải thực hiện và hầu hết mọi người sẽ coi đây hoàn toàn là lãng phí thời gian.

Từ đây, bốn nhóm công việc sẽ được quyết định về thứ tự ưu tiên: Các công việc phải làm ngay (Do); Các công việc lên kế hoạch thực hiện (Decide); Các công việc ủy thác (Delegate) và Các công việc bỏ qua (Delete).

Xem thêm: Định luật Parkinson – Bí quyết gia tăng hiệu suất công việc

4 nhóm công việc trong Ma trận Eisenhower
4 nhóm công việc trong Ma trận Eisenhower

3. Nhóm công việc phải làm ngay (Do)

Góc phần tư đầu tiên trong ma trận EisenhowerNhóm công việc phải làm ngay (Do). Đây là những nhiệm vụ mang tính quan trọng, khẩn cấp và nên được hoàn thành là trong ngày, không nên để muộn hơn vào ngày hôm sau. Những công việc này cần phải làm sớm để tránh những hậu quả tiêu cực. Ví dụ các công việc ở nhóm “Do” trong ma trận Eisenhower sẽ bao gồm các khủng hoảng cần giải quyết, deadlines, các vấn đề mang tính khẩn cấp, v.v

Đây thường là những công việc tiêu tốn nhiều thời gian và năng lượng nhất trong ngày. Bạn nên sử dụng nguyên tắc của Mark Twain là “Eat The Frog” (Ăn những con ếch khó nuốt nhất trước tiên) cho loại nhiệm vụ này. Theo đó, bạn cần phải hoàn thành những việc khó làm nhất trước tiên. Việc hoàn thành mục tiêu đầu tiên sẽ tạo cho bạn động lực để tiếp tục hoàn thành thêm những mục tiêu tiếp theo trong danh sách. Ngoài ra, đó là một cách tuyệt vời để kỷ luật bản thân cũng như giúp bạn tự hào về bản thân khi đã hoàn thành những công việc khó làm nhất.

Nói chung, các nhiệm vụ trong nhóm “Do” trong ma trận Eisenhower đều quan trọng và khẩn cấp, vì vậy hãy bắt đầu với chúng trước tiên và bạn sẽ thấy những công việc còn lại sẽ dễ thực hiện hơn nhiều.

Một cách tuyệt vời để đảm bảo bạn thực hiện các nhiệm vụ này là sử dụng kỹ thuật Pomodoro. Pomodoro là phương pháp giúp bạn quản lý thời gian, tập trung tối đa vào thực hiện nhiệm vụ hiệu quả hơn. Theo đó, có 3 bước đơn giản để thực hiện kỹ thuật Pomodoro:

  • Bước 1: Chọn công việc mình sẽ làm.
  • Bước 2: Đặt thời gian, thông thường là 25 phút và làm việc cho đến khi hết 25 phút, sau đó nghỉ giải lao 5 phút
  • Bước 3: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 – 30 phút tùy công việc và sức của mỗi người).
  • Công cụ hỗ trợ: Website https://tomato-timer.com/ hoặc các ứng dụng Pomodoro trên điện thoại.
Cách sử dụng kỹ thuật Pomodoro để thực hiện các công việc nhóm “Do” trong ma trận Eisenhower
Cách sử dụng kỹ thuật Pomodoro để thực hiện các công việc nhóm “Do” trong ma trận Eisenhower

Một số lưu ý khi áp dụng kỹ thuật Pomodoro để thực hiện các công việc nhóm “Do” trong ma trận Eisenhower:

  • Trong 1 Pomodoro (quy trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút), nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, không có chuyện tạm dừng Pomodoro.
  • Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian đã định trong 1 Pomodoro.
  • Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.
  • Trong các khoảng thời gian nghỉ (nghỉ 5 phút, 10 phút), bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự. Hãy nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, uống nước, mát xa đầu, khuôn mặt, thiền, sắp xếp bàn làm việc, đi dạo trong văn phòng hoặc làm những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều. Khi nghỉ, tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook… vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi.

Xem thêm: 6 bí quyết hay để tạo động lực làm việc

4. Nhóm công việc lên kế hoạch thực hiện (Decide)

Ở nhóm công việc thứ 2 của ma trận Eisenhower đó là “Decide” (Nhóm công việc cần lên kế hoạch thực hiện). Đây là nhóm những nhiệm vụ quan trọng nhưng ít khẩn cấp hơn nhóm “Do”.

Những người quản lý thời gian hiệu quả thường để nhiều công việc vào nhóm này, giúp họ giảm thiểu số lượng công việc ở nhóm “Do” và giảm Stress khi có nhiệm vụ mới.

Tuy những nhiệm vụ này tuy không khẩn cấp nhưng không có nghĩa là bạn không lên kế hoạch thực hiện. Vì vậy, hãy đảm bảo thiết lập thời gian cho các nhiệm vụ này một cách hợp lý. Bạn nên sắp xếp và lên kế hoạch cho những công việc này vào danh sách các việc cần làm hàng ngày/ hàng tuần của mình.

Tuy những nhiệm vụ này tuy không khẩn cấp nhưng không có nghĩa là bạn không lên kế hoạch thực hiện
Tuy những nhiệm vụ này tuy không khẩn cấp nhưng không có nghĩa là bạn không lên kế hoạch thực hiện

5. Nhóm công việc ủy thác (Delegate)

Góc phần tư thứ 3 trong ma trận EisenhowerNhóm công việc ủy thác (Delegate). Đây là nhóm nhiệm vụ ít quan trọng hơn nhưng khẩn cấp. Đây là lúc mà tinh thần đồng đội trở nên quan trọng trong bất kỳ văn hóa của công ty nào.

Đây là những nhiệm vụ bạn có thể tự làm, nhưng làm việc theo nhóm mang tinh thần đồng đội là giải pháp hữu hiệu hơn, giúp bạn có nhiều thời gian để bạn hoàn thành các nhiệm vụ ở nhóm “Do” và nhóm “Decide”.

Bạn nên theo dõi các nhiệm vụ được ủy thác qua điện thoại, email hoặc trực tiếp trong cuộc họp để kiểm tra tiến độ của công việc. Nhiệm vụ này có tính khẩn cấp nên việc ủy quyền mà không theo dõi sẽ khiến mọi thứ trở nên vô nghĩa, bởi sẽ không ai cảm thấy khẩn cấp để hoàn thành chúng.

Hiện nay, có rất nhiều công cụ quản lý công việc và thời gian có thể giúp bạn theo dõi tiến độ. Chúng tôi chắc chắn rằng bạn có thể tìm thấy công cụ phù hợp với công việc của mình.

Bạn nên theo dõi các nhiệm vụ được ủy thác
Bạn nên theo dõi các nhiệm vụ được ủy thác

6. Nhóm công việc bỏ qua (Delete)

Nhóm cuối cùng trong ma trận Eisenhower được gọi là Nhóm công việc bỏ qua (Delete), những công việc bạn không nên bận tâm. Đây là những công việc tiêu tốn rất nhiều thời gian của bạn, ví dụ như lướt Internet mà không có mục đích hoặc dành thời gian cho những Email không quan trọng, khẩn cấp.

Xem thêm: 5 cách đơn giản giúp làm việc năng suất hơn

 

Quỳnh Như | Brade Mar

5/5 - (1 bình chọn)